Algo de Novo no Dimensionamento dos Estoques

Aos leais seguidores e curiosos peço minhas humildes desculpas pela longa ausência de publicações aqui no blog. Infelizmente estava envolvido num projeto de monta que literalmente “engolia” todo o meu tempo disponível. Mas nunca é tarde para a retomada. Então vamos lá.

Falamos no nosso último artigo sobre uma nova tecnologia, ainda desconhecida pela maioria das indústrias nacionais e internacionais, chamada CWBO. Pretendo neste artigo introduzir esta metodologia para que vocês possam ter uma ideia da sua potencialidade e aplicabilidade.

Temos verificado que, de um modo geral, os profissionais seniores de gestão de estoques, reclamam bastante quanto a baixa taxa de inovação tecnológica das metodologias associadas à gestão de estoques de MRO. Como já falamos anteriormente, as atuais técnicas de dimensionamento dos estoques remontam da década de 50.

Se vocês observarem atentamente os atuais algoritmos de dimensionamento dos estoques, utilizados inclusive pelos ERPs ou ferramentas analíticas acopláveis aos sistemas corporativos, inclusive o SAP, perceberão que a variável CUSTO é solenemente ignorada. Parece incrível, mas os estoques são dimensionados sem levar em consideração os preços das peças!

Vejam, por exemplo, que um dos principais parâmetros determinantes para estabelecimento do valor do estoque médio de uma empresa é o Ponto de Ressuprimento (Order Point). Existem algumas variações da fórmula, porém, essencialmente não foge do modelo seguinte:

PR = CMM * LT + k * DP

Sendo CMM=Consumo Médio Mensal, LT=Tempo de Reposição ou Leadtime, k=Fator de Segurança e DP=Desvio Padrão ou Desvio Médio Absoluto.

Na fórmula acima cadê o preço do material?

Considerando que o fator k é constante, independentemente do item que se esteja dimensionando, uma peça que custa R$ 1,00 terá o mesmo tratamento de outra que custe R$ 1.000,00 (mil vezes mais). Se ambas tiverem o mesmo grau de importância, o mesmo consumo e o mesmo leadtime terão exatamente o mesmo dimensionamento. Parece lógico isso? É exatamente neste ponto que a tecnologia CWBO se contrapõe perante as tecnologias convencionais.

Os sistemas ou ferramentas que adotam esta metodologia (segmentos militar e aeronáutico, EUA e alguns países da Europa) promovem uma competição entre os itens (abordagem multi-item). No exemplo anterior esta tecnologia proporcionaria um grau de proteção muito maior para o item de menor custo unitário, pois os itens de maior grau de importância, maior consumo e menor custo unitário são priorizados no que se refere ao seu nível de proteção.

Você deve estar se perguntando o que fazer com os itens de alto valor unitário. Se forem críticos como proceder? Este é mais um ponto diferencial da metodologia. Você vai correr riscos onde vale a pena correr, ou seja, naquilo que mais impacta o seu orçamento (bugdet) de estoque.

Primordialmente o que interessa é a disponibilidade operacional do processo produtivo, ou seja, quanto a sua planta está produzindo a plena carga. Neste ponto a metodologia se encarrega de equilibrar o nível de serviço global para que esteja, no mínimo, dentro do padrão estabelecido para o nível de estoque autorizado.

Após aplicação desta nova abordagem existem registros de empresas que reduziram seus estoques em até 40%. Em média as reduções atingem cerca de 30% com melhoria na disponibilidade operacional. Não é milagre, é tecnologia!

Recomendo que você esqueça tudo que aprendeu sobre dimensionamento de estoques de materiais MRO e entre no seleto CWBO Club.

Maiores informações não hesitem em nos contatar.

Até a próxima!

ERP – Excel + Access = Eficiência

Antes de dar sequencia ao nosso último artigo (Os Números Mágicos), e com propósito de atender pedidos de alguns colaboradores e parceiros, resolvemos escrever este artigo sobre o uso de ferramentas compartilhadas com os ERPs, muito comum entre os gestores de materiais MRO.

Não é segredo para ninguém que os ERPs (importados ou nacionais), atualmente em uso nas empresas, são excelentes ferramentas transacionais, porém tem sérias ineficiências no gerenciamento de informações. Não conhecemos uma única empresa que utilize unicamente o ERP para gerir o seu negócio ou seus processos administrativos e operacionais. Todas lançam mão de ferramentas analíticas complementares. Ocorre, contudo, que pela indisponibilidade no mercado de ferramentas especialistas adequadas, a grande maioria adota como plataforma de desenvolvimento o aplicativo MS-Excel. A escolha desse aplicativo dar-se-á geralmente pelo puro desconhecimento funcional de outras plataformas mais adequadas, a exemplo do MS-Access.

Na gestão de materiais MRO lidamos com muitas informações e grande volumes de transações (movimentações de entrada, saída, transferência, saldos etc.). Grande parte de nossos indicadores de performance são derivados do inter-relacionamento dessas informações e transações. É exatamente neste ponto que existe um grande diferencial entre estas duas plataformas, que favorece substancialmente o MS-Access.

Conheça aqui as principais vantagens do MS-Access em relação ao MS-Excel:

Relacionamento entre tabelas distintas – Diferentes dados em diferentes tabelas podem ser facilmente relacionados, com total segurança, pois adota recursos de banco de dados SQL que são utilizados por corporações de grande porte em todo o mundo. Você pode relacionar uma tabela contendo todas as transações de consumo (não consolidadas) com outra tabela de saldos mensais de todas as peças para obter instantaneamente, por exemplo, o indicador consolidado de Giro de Estoque.

Integridade de dados I – À medida que você introduz os dados na tabela o aplicativo salva todas as informações, em tempo real, sem necessidade de clicar num botão ou pressionar qualquer tecla.

Integridade de dados II - Se você selecionar apenas uma coluna na tabela e indexá-la em qualquer ordem fique tranquilo, pois toda a tabela acompanhará esta nova formatação.

Integridade de dados III - Não é possível apagar uma linha ou registro de uma tabela que esteja relacionado com uma linha ou registro de outra tabela (integridade relacional).

Controle de inputs – Você pode criar dispositivos à prova de erros (poka-yoke), de modo que o usuário não insira nenhum dado que possa comprometer os resultados esperados, de uma forma muita mais robusta e segura que qualquer macro ou sistema de verificação disponível no MS-Excel.

Interface com o usuário – Crie menus, formulários de entrada de dados e relatórios com os outputs desejados, bem amigáveis aos usuários. Você pode criar também procedimentos automáticos de carga de dados de outros aplicativos, inclusive dos próprios ERPs. Tudo isso de forma muito fácil através do recurso de Assistente de Usuário. Com um pequeno esforço adicional (uso de recursos da linguagem Visual Basic Applications – VBA) você pode construir aplicativos profissionais.

Ambiente multiusuário – Se o aplicativo for instalado numa área virtual compartilhada, inclusive a web, este pode ser acessado simultaneamente, inclusive para inclusões e alteração de dados. O MS-Excel só possibilita simultaneidade em ambiente Somente Leitura.

Capacidade de armazenamento e manipulação de dados – Como já foi dito no início deste artigo é característica da área de gestão de materiais MRO a manipulação de um número muito grande de informações. A depender do porte da empresa o MS-Excel facilmente pode estourar o limite de linhas numa tabela (65.536 linhas). No MS-Access não existe esta limitação. Temos experiência manipulando tabelas com mais de 1.000.000 (hum milhão) de linhas sem nenhum comprometimento da performance do aplicativo.

Produtividade – Neste aspecto a plataforma dá uma lavagem no seu concorrente. Você escreve procedimentos poderosos apenas uma vez e deixa que a ferramenta faça tudo sozinha, a toques de botões!

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens do MS-Access em relação ao MS-Excel pode estar pensando que para conseguir utilizar todas elas vai demandar muito esforço, pois vai precisa se tornar um especialista. Ledo engano! Garantimos que em pouco tempo você pode dar um salto quântico na sua eficiência, fazendo o que deve ser feito para obter o melhor resultado, com um menor custo possível. Lembre-se de que tudo isso já está disponível no seu computador, pois geralmente todas as máquinas que tenham o pacote MS-Office instalado, tem o MS-Access disponível.

Faça um pequeno investimento no seu aperfeiçoamento e veja o quanto você vai ganhar com isso. Palavra de quem já comprovou isso na prática!

Quaisquer dúvidas de como iniciar o uso ou de qual caminho deve percorrer para melhorar o seu nível de aprendizado, especialmente aplicado à gestão de materiais MRO, por favor, nos envie uma mensagem, pois teremos o maior prazer em ajudá-lo e orientá-lo.

Até a próxima!

Os Números Mágicos

Desde a década de 50 o mundo corporativo, especialmente do segmento industrial, já adotava as atuais e convencionais técnicas de previsão de demanda e de cálculo de parâmetros de estoque (estoque de segurança, ponto de resuprimento, lote de compra e estoque máximo). Tanto uma quanto a outra já são “velhas” conhecidas dos profissionais da área de suprimentos, mas vamos relembrá-las:

A Técnica da Previsão de Demanda

Fazer previsões nunca foi uma tarefa fácil para ninguém, mas qualquer gestor, goste ou não goste, tem que encarar este desafio cotidianamente. Na área de suprimentos então essa atividade é de crucial importância, talvez aquela que determina o sucesso ou fracasso de sua administração.

No “mundo” MRO existem diferentes comportamentos da demanda dos materiais, que vão de uma expressiva frequência de ocorrência até nenhuma ocorrência no período avaliado. É um verdadeiro mundo das incertezas, estatisticamente conhecido como Estocástico.

Considerando isso percebemos que a grande maioria dos gestores de MRO, quando imbuídos de prever a demanda dos materiais, comete um erro clássico em não estimar também a dispersão associada a esta demanda. Outro problema é achar que apenas doze meses de série histórica são suficientes para projetar a demanda futura.

A previsão e dispersão da demanda são medidas muito importantes para o cálculo dos parâmetros de estoque, como veremos no próximo tópico.

A Técnica de Parametrização

Estimada a demanda futura (nunca se esquecendo da dispersão associada) é possível partir para calcular os famosos parâmetros de dimensionamento dos estoques: Estoque de Segurança ou Mínimo, Ponto de Abastecimento ou Ressuprimento, Lote de Compra ou Quantidade a Ressuprir e Estoque Máximo. Na sequencia vamos falar um pouco sobre cada um deles.

Estoque de segurança ou Mínimo

Este parâmetro, como o próprio nome sugere, é uma “gordura” que tem como propósito garantir o atendimento das necessidades de materiais caso algum problema aconteça durante o abastecimento. Por exemplo: demanda atípica, atraso na emissão da solicitação de compra, atraso na emissão do pedido de compra, atraso na fabricação ou transporte etc. Geralmente é encarado como um “mal necessário”.

O algoritmo mais usual para o cálculo desse parâmetro é o produto de um fator de segurança a pela demanda durante o lead time do material. Geralmente este fator de segurança está associado ao impacto da falta do material ou pela dispersão da sua demanda.

Ponto de Abastecimento ou Ressuprimento

Tem como propósito o “disparo” do processo de abastecimento do material. Portanto deve estar dimensionado para atender ao prazo de entrega do fornecedor contratado. Devem-se adicionar a este prazo os tempos internos: de processamento do pedido de compra etc. e externos à contratação: transporte, inspeção etc.

O algoritmo usual para o seu cálculo é o produto de leadtime (tempo de ressuprimento) pelo consumo médio mensal, acrescido do estoque de segurança estabelecido para o material (caso haja).

Lote de Compra ou Quantidade a Ressuprir

É muito importante que se estabeleça a quantidade de peças que deve ser adquirida a cada abastecimento. Esta quantidade pode ser dimensionada de diversas maneiras, mas todas as técnicas levam em consideração as políticas de estoques e compras da empresa. Geralmente relaciona-se o dimensionamento do lote ao valor do material adquirido. Caso o material seja relativamente caro tem-se esse lote menor dimensionado e vice versa. Outro aspecto é quanto ao tamanho físico do lote. Caso este ocupe uma área de armazenagem muito grande recomenda-se que o lote seja pequeno, mesmo que isso implique em uma maior frequência de entregas.

Dentre todas as técnicas convencionais a mais assertiva e recomendada por estudiosos no assunto é o lote econômico de compras (LEC), porém a técnica é pouco utilizada, já que a maioria das empresas não tem precisamente aferida duas variáveis fundamentais para o seu cálculo: os custos de aquisição e de armazenagem.

Estoque Máximo

Nada mais que a derivação dos demais parâmetros. Geralmente calculado pela soma do ponto de abastecimento e do lote de compra, embora alguns autores prefiram nomeá-lo com estoque potencial. Para eles o estoque máximo seria a soma do estoque de segurança e do lote de compra, conceituação na qual compartilho.

E essa técnica convencional funciona?

Já se mostrou bastante ineficiente quando a demanda dos itens é muito errática ou intermitente. Até que funciona bem para aqueles itens que tenham uma demanda contínua ou frequente e que tenham uma dispersão baixa, embora as técnicas modernas façam severas críticas até nesses casos (vamos ver o porquê disso depois).

Considerando que a principal característica dos materiais MRO é a intermitência e alta dispersão da demanda, fiquem muito espertos e atentos ao usar esta técnica. Se usá-la de forma indiscriminada vocês estarão incorrendo em dois sérios riscos: (1) de estar superdimensionando seus estoques ou (2) de estar comprometendo a disponibilidade ou continuidade operacional da sua empresa. Ou seja, gerando um significativo desbalanceamento dos seus estoques.

Existe alguma técnica mais moderna, que funcione melhor?

Existe sim, mas antes de entrarmos nesse ponto vale a pena falarmos um pouco sobre os motivos que levaram um determinado país a desenvolver técnicas mais aprimoradas para o dimensionamento dos estoques.

Um pouco de história

Com o advento das guerras modernas, como a do Iraque, e da necessidade cada vez maior de assegurar “velhas parcerias” junto aos países produtores de insumos fundamentais (petróleo principalmente), os EUA investem cada vez mais em aparatos bélicos distantes do seu território, incorrendo necessariamente em custos logísticos astronômicos. Concluiu-se que algo deveria ser feito para minimizar esses gastos, pois já estariam muito próximos do limite da sua inviabilidade econômica.

Dentre as diversas ações planejadas para contenção de gastos destacamos a redução substancial dos custos de estoques em seus almoxarifados satélites (localizados nas suas diversas bases espalhadas pelo mundo).

Foram contratados renomados cientistas em todo o mundo, que estudaram uma melhor maneira de dimensionar os estoques sem comprometer operacionalmente essas bases (o que seria uma catástrofe). Surgiu assim uma nova técnica surpreendente, chamada de CWBO - Cost Weighted Backorders, com resultados fantásticos (reduções de 30 a 40% do inventário para um mesmo nível de atendimento).

Vamos detalhar esta técnica em nosso próximo artigo. Não percam!

Especificação Inteligente dos Materiais = Compras e Estoques Otimizados

Antes de falarmos em como dimensionar corretamente os estoques de Materiais MRO vale a pena enfatizarmos a extrema importância de uma adequada e correta especificação técnica desses materiais e o seu papel na otimização dos custos de compras e estoques.

Primeiramente devemos enfatizar que existem pelo menos duas especificações para cada material: a especificação curta (ou resumida) e a especificação longa (ou detalhada).

A especificação curta tem dois propósitos fundamentais:

1 - Identificar, através de pesquisas nos sistemas de controle de estoques (ERP ou WMS), se o material requerido já existe na empresa; ou

2 – Compor os relatórios operacionais e gerenciais produzidos por estes sistemas de controle.

Deve ainda ser inteligentemente detalhada e formatada de modo que não haja dúvidas quanto à perfeita identificação dos materiais. Vejam as consequências de uma má especificação:

1 – Dificuldade de localização do material solicitado no sistema informatizado (o usuário perde muito tempo somente para obter o código do produto - SKU ou PN - para, por exemplo, poder requisitá-lo no almoxarifado); e

2 – Redundâncias no cadastro e maior investimento em estoques (o fato de o usuário não localizar o material no sistema pode leva-o a solicitar um novo cadastramento para um mesmo produto gerando uma duplicidade e aquisição desnecessária).

Já a especificação longa serve especialmente para a aquisição do material. Quanto mais rica em detalhes e informações, menores são as chances de falhas ou atrasos nas compras. Vejam também as consequências de uma má especificação longa:

1 – Dificuldade de aquisição do material no mercado fornecedor (fornecedores não conseguem identificar plenamente o material solicitado);

2 – Materiais diferentes cotados como se fosse um mesmo produto (cada fornecedor “interpreta” a sua maneira qual o material solicitado pelo cliente); e

3 – Aquisição de material com qualidade inferior ou superior a requerida (fornecedor entrega o material muitas vezes inadequado aos requerimentos de sua aplicação).

Afora estes dois tipos de especificações, já detalhadas neste artigo, com relação ao conteúdo são 03 (três) padrões que elas podem se enquadrar: (1) Genérico, (2) Referencial ou (3) Específico.

Genérico

Geralmente se enquadram neste padrão os materiais que podem ser adquiridos de quaisquer fornecedores e/ou fabricantes. Todos os atributos do material são especificados, desatrelando-o de qualquer fonte de abastecimento. Esses materiais muitas vezes são chamados de “commodities”: parafusos, arruelas, porcas, válvulas manuais, tubos de condução etc.

É importante salientar que tais produtos geralmente são fabricados sob normas técnicas (construção, material, acabamento etc.) o que garante a qualidade dos mesmos independentemente da fonte de fornecimento (desde que, obviamente, sejam cumpridos todos os requerimentos normativos).

Referencial

São materiais que são produzidos por fabricantes homologados pela empresa, já que não se pode garantir a qualidade para todas as fontes de fornecimento disponíveis no mercado (na verdade existem produtos de primeira, segunda, terceira... linhas que “atendem” à especificação técnica, porém podem comprometer a aplicação: vida útil, sobrecarga de outros componentes etc.). Alguns exemplos: rolamentos, mancais, disjuntores, selos mecânicos etc. Na especificação deve constar a referencia comercial e o nome do fabricante homologado.

Preferencialmente, para cada material que se enquadre neste padrão, dois ou mais fabricantes devem ser homologados. Desta forma os processos de compra tornar-se-ão mais competitivos.

Específico

Aplicado exclusivamente a sobressalentes e neste caso não há como “escapar” dos fabricantes dos equipamentos. São componentes específicos cujo know-how de manufatura é de propriedade destes fabricantes. Geralmente existem cláusulas contratuais de perda de garantia na hipótese de utilização de componentes produzidos por outras fontes. Alguns exemplos: rotores, eixos, anel de desgaste, carcaças etc.

Deve-se ter em mente que este enquadramento representa uma fonte única de abastecimento, o que inibe qualquer processo de compra competitivo. Portanto muita atenção com os falsos materiais específicos: rolamento, anéis de vedação, parafusos, selos, retentores não são produzidos pelos fabricantes dos equipamentos!

Bem pessoal, espero ter contribuído com este artigo. Na nossa próxima postagem vamos falar um pouco sobre o dimensionamento dos estoques através do cálculo de parâmetros (estoque de segurança, mínimo, ponto de reposição, máximo, estoque base). Até lá!

O papel da Engenharia na cadeia de suprimentos de MRO

Nas indústrias a recomendação de novos itens para estoque é geralmente delegada para os departamentos de engenharia (manutenção, produção, segurança do trabalho, qualidade etc.), exceção para os materiais administrativos que geralmente são recomendados pela área de RH - Recursos Humanos. Considerando que o grande peso, tanto em termos de valor como de quantidade de itens, ocorre nos componentes de máquinas e equipamentos (sobressalentes de um modo geral), vamos nos ater a esta categoria.

O primeiro passo é saber da real necessidade de se recomendar o sobressalente. Para tanto o profissional deve avaliar o impacto da indisponibilidade do equipamento onde o componente está instalado (lucro cessante, criticidade, requisitos legais exigidos etc.). Já existe disponível no mercado um ferramental analítico que, através de uma análise econômica (fluxo de caixa descontado) considerando variáveis do tipo: custo da hora parada, taxa de retorno, custo de manter e custo da peça, determina a necessidade ou não de se recomendar a peça para o estoque.

O segundo passo é prever qual será a demanda futura do material. Existem várias técnicas que podem ser aplicadas para se obter esta variável tão importante para o correto dimensionamento do estoque de modo que se garanta a disponibilidade operacional requerida para a fábrica, a saber:

MTBF – Mean Time Between Failures (tempo médio entre falhas)

MCBF – Mean Cicle Between Failures (número de ciclos entre falhas)

MRR6 - Failures Per Million Hours (falha por milhão de horas)

Geralmente estes indicadores são fornecidos pelos fabricantes originais dos equipamentos (OEMs). Quando tais informações não estão disponíveis caberá ao engenheiro determinar esta demanda pela sua experiência profissional, contudo é muito importante que ele avalie as particularidades do parque fabril onde o equipamento está instalado. Muitas vezes as diferentes condições operacionais que o equipamento é submetido repercutem diretamente na vida útil dos seus componentes.

Já existe também ferramental analítico capaz de calcular automaticamente a previsão de demanda considerando quaisquer dessas variáveis.

Por fim a especificação detalhada do material deve ser fornecida também pelo profissional responsável pela recomendação. Quanto maior a riqueza de detalhes maiores as chances do departamento de compras adquirirem o material com custos mais competitivos.

A determinação dos níveis de estoque adequados dependerá de outras informações que serão fornecidas pelos departamentos de planejamento de estoque e compras. Falaremos sobre isso na nossa próxima postagem. Obrigado e até lá!

MRO - Conceituação

No meio industrial MRO é uma sigla universalmente conhecida: Manutenção, Reparo e Operação (Maintenance, Repair and Operation). Trata-se de uma categoria de materiais que é utilizada no dia-a-dia das fábricas, aplicada geralmente em máquinas e equipamentos necessários para a produção ou ainda nos serviços de manutenção e reparo destinados à continuidade operacional dos seus processos produtivos. De um modo geral, as matérias-primas e insumos de produção, se agregam ao produto final e não são enquadrados como MRO. Por exemplo, o aço utilizado para estampagem das partes metálicas dos veículos ou o gás eteno aplicado na indústria petroquímica não são classificados como materiais MRO, são enquadrados como insumos de produção ou matérias-primas. Já o óleo utilizado para lubrificação das máquinas ou a chave de fenda como ferramenta diária do manutencista, são enquadrados como materiais MRO.

Por que desta classificação?

Para que as empresas possam produzir seus bens vendáveis obviamente necessitam de materiais, tanto aqueles que são “transformados” nesses bens, quando aqueles que são necessários para que esta “transformação” aconteça. Entenda aqui “transformação” como a transição da matéria-prima para o produto acabado ou bem vendável. Para atender a estas necessidades de materiais, as empresas adotam duas estratégias: (a) Contratar fornecedores capazes de atender suas necessidades à medida que elas acontecem (a famosa modalidadeJust in Time) ou (b) adquirir os materiais e mantê-los “guardados” até que a necessidade aconteça. Este é o ponto crucial para justificar esta classificação.

Qual estratégia adotar?

De um modo geral as empresas planejam sua produção baseando-se na capacidade de absorção de seus bens vendáveis pelo mercado consumidor. Assim, de forma antecipada, é possível prever com razoável precisão, todas as suas necessidades de insumos de produção e matérias-primas, já que, obviamente, a “receita do bolo” é sua velha conhecida. Por exemplo, citamos a indústria automobilística, que sabe quantos quilos de chapa metálica serão necessários para produzir os veículos programados para um determinado período futuro. Com esta quantidade definida é possível contratar um fornecedor capaz de atender esta necessidade (a cada hora, diariamente, semanalmente etc., em frequência compatível com a eficiência logística do mesmo). E quanto aos MRO? É possível planejar e programar uma frequência de entrega? Para a grande maioria dos casos certamente que não, pois não há como garantir que uma máquina ou equipamento não irá falhar por um determinado período, quando será necessária a substituição de um ou mais de seus componentes (MRO). Daí oriunda-se a necessidade de as empresas adquirirem materiais antecipadamente para uso futuro e imprevisto. A estas aquisições chamamos de Estoque. Portanto a complexidade da cadeia de suprimentos de MRO está exatamente na sua imprevisibilidade de uso.

Na próxima postagem falaremos um pouco sobre o papel da Engenharia na cadeia de suprimentos de MRO.

Obrigado e até lá!